Preparar el archivo CSV para importar usuarios
Para invitar a muchos usuarios a la vez, preparas un archivo CSV y lo subes a la plataforma. Esta guía explica cómo armarlo.
Importar el archivo
- Abre Administración y elige Usuarios.
- Pulsa Añadir nuevos usuarios.
- Elige Importar archivo CSV.
- Sube el archivo, marca las opciones que necesites y pulsa Importar. Para salir sin importar, pulsa Cancelar.
La ventana incluye un enlace a la Guía rápida, una página de tu propia plataforma (https://{dominio}/#csv) con la lista actual de columnas, ejemplos y archivos de muestra para descargar.
Qué debe llevar el archivo
- Primera fila: los nombres de las columnas (atributos) que quieres registrar. Pueden ir en cualquier orden, pero los valores de cada usuario deben seguir ese mismo orden.
- Una fila por usuario. No pongas datos de dos usuarios en la misma fila.
- Al menos una columna clave:
email,usernameoemployee_number. - Tamaño: el archivo no puede pesar más de 10 MB. El instructivo técnico indica además un máximo de 1.000 usuarios por archivo. [pendiente: confirmar el límite de usuarios vigente]
- Rol: todos los usuarios se importan como estudiantes. Puedes cambiar sus roles después, en la pestaña Usuarios. Consulta Cambiar roles.
No hace falta incluir todas las columnas, solo las que quieras registrar.
Columnas disponibles
| Columna | Corresponde a | Longitud máxima |
|---|---|---|
email |
Email válido | 255 |
username |
Nombre de usuario. Sin espacios; solo letras, números, punto, guion y guion bajo; debe empezar por una letra o un número y no repetir caracteres especiales seguidos | 64 |
name |
Nombre | 100 |
last_name |
Apellido | 100 |
about |
Biografía | 1000 |
organization_name |
Nombre de la organización | 60 |
identification_number |
Número de identidad | 30 |
employee_number |
Número de empleado | 254 |
department |
Departamento o área | 254 |
job |
Cargo | 200 |
country |
País, escrito como aparece en la lista de países de la Guía rápida | 255 |
city |
Ciudad | 500 |
phone |
Teléfono | 30 |
alternative_id |
ID alternativo, para el inicio de sesión alternativo | 254 |
external_id |
ID externo, para el inicio de sesión con token | 254 |
field_1, field_2, … |
Campos de usuario personalizados de tu portal | 255 |
Los nombres exactos y los valores permitidos de tus campos personalizados están en la Guía rápida. Para crearlos, consulta Crear campos personalizados de usuario.
Opciones de importación
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Sobrescribir la información de los usuarios existentes | Actualiza los usuarios que ya están registrados con los datos del archivo. [pendiente: confirmar si la coincidencia es solo por correo o por cualquier columna clave] |
| No generar contraseña | Los usuarios invitados no tienen contraseña, así que solo pueden entrar con un método de inicio de sesión externo, como Google, Facebook o Entra ID. |
| No enviar correo | Los usuarios no reciben el correo de invitación. |
| Agregar un mensaje | Agrega un mensaje adicional al correo de invitación. |
| Programar invitaciones | Envía las invitaciones en una fecha futura. Al marcarla aparecen los campos de fecha, hora y zona horaria. |
Las invitaciones programadas se listan en la pestaña Programados. Consulta Ver las invitaciones programadas.
Crear el archivo en un editor de texto
Usa el Bloc de notas u otro editor de texto.
- Escribe la cabecera en la primera línea y una línea por usuario, con los valores en el mismo orden.
- Separa los valores con coma (
,) o con punto y coma (;), pero usa el mismo separador en todo el archivo. - Si un valor contiene el separador que usas, encierra todo ese valor entre comillas dobles.
- Si un valor contiene comillas dobles, duplica cada comilla y encierra todo el valor entre comillas dobles.
- Para omitir un valor, escribe un asterisco (
*) o déjalo en blanco, pero conserva el separador y el orden. No omitas la columna clave. - Guarda el archivo con la extensión
.csv.
Ejemplo con coma como separador:
email,name,last_name,organization_name,country,city
maria@dominio.com,María,Pérez,"Pérez, S.A.",Venezuela,Caracas
luis@dominio.com,Luis,Meza,"Félix ""Lalito"" Velásquez",Colombia,Bogotá
ana@dominio.com,Ana,Gómez,*,*,*
Crear el archivo en una hoja de cálculo
Usa Excel, Numbers, Calc u otra aplicación.
- Escribe los nombres de las columnas en la primera fila, una por celda.
- Escribe un usuario por fila, un valor por celda, bajo su columna.
- Puedes usar comas, puntos y comas y comillas con normalidad: la aplicación los trata al guardar.
- Guarda como CSV. En Excel se recomienda CSV UTF-8 (delimitado por comas).
Si el archivo no se ve bien en Excel
Si abres un CSV con doble clic y los datos de cada usuario no aparecen en celdas separadas, no significa que el archivo esté mal. Tu equipo usa un separador de columnas distinto al del archivo. En equipos con el sistema en inglés suele ser la coma, y en los demás, el punto y coma. Para corregir el archivo, edítalo en un editor de texto.
La Guía rápida ofrece archivos de ejemplo para Excel, en español y en inglés.