Instructivo para agregar usuarios a tu escuela en línea utilizando un archivo .csv

Para añadir hasta 1000 usuarios simultáneamente a tu Escuela en Línea, debes crear un archivo con formato .csv y subirlo a la plataforma.

Aspectos generales:

El archivo .csv admite sólo los siguientes campos:

1. Email*
2. Nombre*
3. Apellido *
4. Organización
5. Número de identificación (ID) 6. Departamento
7. Cargo
8. País
9. Ciudad

* Campos obligatorios

Además, las siguientes condiciones aplican:

  • Sólo se pueden agregar 500 usuarios (máximo) por cada archivo .csv.
  • El nombre de la organización no debe sobrepasar los 60 caracteres.
  • El número de identificación no debe sobrepasar los 30 caracteres.
  • El nombre del departamento no debe sobrepasar los 254 caracteres.
  • El cargo no debe sobrepasar los 200 caracteres.
  • El nombre del país no debe sobrepasar los 255 caracteres.

Nota: Debes escribir un carácter de asterisco (*) en aquellos campos que desees omitir (a excepción de los campos obligatorios).

A continuación te recomendamos dos formas para crear el archivo y agregar a los usuarios exitosamente:

1. Utilizando el programa Bloc de notas o un editor de textos: Debes utilizar una línea a la vez por cada usuario, es decir, no puede haber información de dos o más usuarios en una misma línea. Para cada usuario, se deben escribir en una misma línea y en el mismo orden, uno al lado del otro, todos los campos especificados arriba. Para separar cada campo se tiene que usar el carácter de coma (,) o el carácter de punto-y- coma (;), y este separador debe usarse consistentemente en todas las líneas del archivo, es decir, en el mismo archivo .csv no debes escribir la información de un usuario separada por comas y luego escribir la información de otro usuario separada por punto-y-comas. Debes escribir el carácter de asterisco (*) para aquellos campos que desees omitir (a excepción de los campos obligatorios).

1.1 Tratamientos especiales:

  • Si se requiere utilizar el mismo carácter separador como parte de algún campo del usuario, debes encerrar toda la información de ese campo entre comillas («).
  • Si se requiere utilizar el carácter de comillas («) como parte de algún campo del usuario, debes duplicar cada comilla y, a su vez, debes encerrar toda la información de ese único campo entre comillas («).

Luego de introducir toda la información de todos los usuarios que deseas agregar a tu Escuela en Línea, debes guardar el archivo con la extensión .csv.

Ejemplo de cómo se debe escribir la información de los usuarios utilizando el carácter de coma (,) como separador de campos en un editor de textos:

mariaperez@dominio.com,María,Pérez,MARIPEREZ; S.A.,V-99.999.999,Administración,Secretaria,Venezuela,Caracas luismeza@dominio.com,Luis,Meza,"Meza, C.A.",123456,Personal,Jefe de Personal,Colombia,Bogotá 
irisparra@dominio.com,Iris,Parra,"Félix ""Lalito"" Velásquez",D-1452-1,Gerencia,Gerente,Venezuela,Caracas anagomez@dominio.com,Ana,Gómez,*,*,*,*,*,*

Observa que:

El usuario de la línea 1 (María Pérez) trabaja para la organización MARIPEREZ; S.A., la cual tiene un carácter de punto-y-coma (;) como parte del nombre; pero como el separador de campos utilizado es la coma (,), no se le debe hacer ningún tratamiento especial al nombre de la organización.

El usuario de la línea 2 (Luis Meza) trabaja para la organización Meza, C.A., que tiene un carácter de coma (,) como parte del nombre; y como el separador de campos utilizado es la misma coma (,), se debe entonces encerrar entre comillas todo el nombre de la organización.

El usuario de la línea 3 (Iris Parra) trabaja para la organización Félix «Lalito» Velásquez, y puesto que tiene un carácter de comillas («) como parte del nombre, se debe entonces duplicar cada comilla y, a la vez, se debe encerrar entre comillas todo el nombre de la organización.

El usuario de la línea 4 (Ana Gómez) tiene el carácter de asterisco (*) en todos los campos que no son obligatorios: organización, número de identificación, departamento, cargo, país y ciudad.

2. Utilizando el programa Excel u otro programa de hoja de cálculo

Debes utilizar una fila a la vez por cada usuario, es decir, no puede haber información de dos o más usuarios en una misma fila.

Para cada usuario, se deben escribir en una misma fila y en el mismo orden todos los campos especificados arriba, utilizando una única celda para cada campo.

Debes escribir en una celda el carácter de asterisco (*) para aquellos campos que desees omitir (a excepción de los campos obligatorios).

2.1 Tratamientos especiales:

• No hay tratamientos especiales para los caracteres de coma (,), punto-y-coma (;) y comillas («); es decir, pueden usarse normalmente como parte de cualquier campo que lo requiera, el programa le aplicará los tratamientos especiales al guardarse como .csv.

Luego de introducir toda la información de todos los usuarios que deseas agregar a tu Escuela en Línea, debes guardar como .csv.

Figura 1. Captura de pantalla de cómo se debe llenar la información en Excel.

Observa que pueden usarse normalmente los caracteres de coma (,), punto-y-coma (;) y comillas («).

NOTA IMPORTANTE

Si se tiene o se descarga un archivo .csv y se le da doble clic para abrirlo, por lo general abrirá en Excel (o el programa de hoja de cálculo instalado en la computadora) y es posible que la información no se muestre adecuadamente, esto es, que cada campo de la información de un usuario debería mostrarse en celdas separadas, tal como se observa en la Figura 1.

Si al abrir el archivo .csv con Excel no se muestra la información correctamente como en la Figura 1, quiere decir que el sistema de la computadora utiliza un carácter de separación de columnas distinto al que tiene el archivo .csv, pero esto no significa necesariamente que el archivo .csv tenga un formato incorrecto.

Si se desea modificar un archivo .csv que no se muestra correctamente en Excel, se debe editar con un programa de edición de textos (como Bloc de notas) y se deben considerar los tratamientos especiales especificados en el punto 1.1 de este documento.

Generalmente, si el sistema de la computadora está en idioma inglés, el carácter separador de columnas será la coma (,), de lo contrario, el carácter separador de columnas será el punto-y-coma (;).

Existen dos archivos .csv de ejemplo que puede descargar. El csv_example_en utiliza como separador de columnas el carácter de coma (,), mientras que el archivo csv_example_es utiliza como separador de columnas el carácter de punto-y-coma (;).